Întrebarea apare la fiecare prag de creștere al unei afaceri mici. Un administrator care a trecut de primii ani, care a ajuns la câteva zeci de angajați și la câteva sute de documente pe lună, începe să se întrebe dacă nu ar fi mai simplu să aibă un contabil al lui, la birou, disponibil imediat, în locul unui furnizor extern cu care comunică prin e-mail. Dilema nu ține doar de comoditate, ci și de bani, iar cifrele nu sunt întotdeauna cele la care se așteaptă antreprenorul.
REALCONT BH SRL, firma de contabilitate din București care operează sub brandul REALCONT®, activă din aprilie 2004, tratează această întrebare ca pe o comparație de costuri și de riscuri, nu ca pe o chestiune de preferință. Potrivit informațiilor publicate de firmă, comparația corectă nu se face între salariul unui contabil și onorariul lunar al unui furnizor, ci între costul total al unui departament intern și costul unui contract de externalizare.
Ce intră, de fapt, în costul unui contabil intern
Prima eroare de calcul, spun consultanții firmei, este reducerea costului la salariul net negociat la angajare. Un post intern de contabilitate aduce cu el o serie de costuri conexe pe care bugetul le absoarbe discret:
- salariul brut și contribuțiile aferente, plus eventualele bonusuri și tichete de masă
- licențele pentru programul de contabilitate și pentru cel de salarizare, împreună cu actualizările legislative periodice
- echipamentul de lucru, spațiul de birou și utilitățile
- cursurile de perfecționare și abonamentele la surse de informare fiscală, într-o legislație care se modifică frecvent
- perioadele de concediu de odihnă și de concediu medical, în care termenele fiscale rămân neschimbate
- costul recrutării și al înlocuirii, atunci când persoana pleacă în mijlocul unui an fiscal
Pe baza acestui calcul extins, firma afirmă pe site că externalizarea poate ajunge la o reducere de până la 50% față de costul total al unui departament intern de contabilitate. Formularea este a companiei și se referă explicit la costul total al angajatului, nu la salariu.
Ce cuprinde, în schimb, un abonament lunar
Cealaltă parte a comparației este ceea ce intră efectiv în onorariul lunar. Compania precizează că pachetul de contabilitate pentru societăți acoperă înregistrarea documentelor, balanțele lunare, declarațiile fiscale D100, D300, D394 și D112, raportările lunare și conformarea cu obligațiile electronice devenite standard în relația cu ANAF — RO e-Factura, e-TVA cu decont precompletat și SAF-T, prin declarația D406. Detaliile pachetului sunt descrise pe pagina dedicată contabilității complete pentru firme, unde sunt separate situațiile societăților plătitoare și neplătitoare de TVA.
Diferența practică este că un abonament nu cumpără o persoană, ci un set de competențe. Site-ul prezintă un portofoliu de 13 servicii grupate în patru categorii: contabilitate și audit, salarizare și resurse umane, consultanță fiscală și de afaceri, respectiv servicii juridice facilitate prin cabinet de avocat colaborator. Un contabil intern, oricât de bun profesionist, acoperă rareori simultan evidența contabilă, salarizarea, legislația muncii, planificarea fiscală și pregătirea unui control.
Diferența se vede mai clar la firmele cu angajați. Pe zona de salarizare și resurse umane, furnizorul preia calculul brut–net, contribuțiile, sporurile, orele suplimentare, rețineri și popriri, statele de plată și fluturașii, Declarația 112 lunară, concediile de odihnă și cele medicale, inclusiv recuperarea sumelor de la FNUASS, la care se adaugă contractele individuale de muncă, actele adiționale, dosarele de personal și transmiterile în REGES-ONLINE, plus asistența la un eventual control ITM. Sunt atribuții care, într-o structură internă, ajung fie pe umerii aceluiași contabil, fie ai unei a doua persoane angajate. Firma menționează, în plus, că serviciul de consultanță fiscală poate fi contractat și punctual, fără un contract de contabilitate curentă.
Cifrele publicate pe site
REALCONT® afișează public tarifele de pornire, ceea ce face comparația verificabilă. Potrivit grilei publicate, contabilitatea unui PFA sau a unei întreprinderi individuale pornește de la 70 de euro pe lună, o societate fără cod de TVA de la 145 de euro pe lună, iar una înregistrată în scopuri de TVA de la 170 de euro pe lună. Bilanțul anual este cotat de la 250 de euro și este inclus în pachetul destinat firmelor nou-înființate, iar Declarația unică și raportările anuale pentru PFA pornesc de la 120 de euro. Prețurile sunt exprimate în euro, fără TVA, și se facturează în lei la cursul convenit prin contract.
Pe pagina de tarife firma anunță și o ofertă aniversară: o reducere de 22% la onorariul lunar, timp de 12 luni, pentru contractele noi semnate în perioada 6 martie – 5 septembrie 2026, necumulabilă cu alte reduceri. Grila include un tabel comparativ pe vechimea firmei, iar compania menționează explicit că nu percepe costuri ascunse.
Argumentul care nu apare în buget: cine răspunde pentru greșeli
Comparația de costuri se oprește, de regulă, la sume. Firma insistă însă pe o a doua coloană, cea a răspunderii. Un contabil angajat răspunde în limitele Codului muncii, în timp ce un furnizor extern răspunde contractual. În cazul REALCONT®, activitatea este acoperită de asigurare de răspundere civilă profesională, iar echipa include experți contabili membri CECCAR — Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România. Compania formulează acest lucru ca pe o răspundere asumată contractual, nu doar declarată.
La acest capitol se adaugă și modul în care firma își descrie organizarea internă. Mecanismul prezentat pe site este unul procedural: o verificare dublă înainte de fiecare depunere și urmărirea centralizată a calendarului fiscal, descrisă de companie ca asumare a termenelor de depunere, nu ca responsabilitate lăsată în seama clientului. Organizarea evidenței contabile și a raportărilor, procedurile interne de verificare, misiunile de audit și calendarul fiscal intră, potrivit paginii de management, în responsabilitatea Luizei Mantu, Chief Financial Officer, în timp ce Mihalcea Florin, CEO și administrator, coordonează strategia, consultanța fiscală pentru clienții-cheie, relația cu ANAF și reprezentarea la controale.
Aceeași diferență de structură se vede în momentul în care sosește un aviz de inspecție. Serviciul de asistență la control ANAF descris pe site presupune un audit intern pe perioada vizată înainte de prima zi de inspecție, comunicarea cu inspectorii, răspunsuri la notificările de conformare și la somații, puncte de vedere fiscale scrise, contestații împotriva actelor administrativ-fiscale și regularizări după încheierea controlului. Într-o structură internă, aceleași etape cad în sarcina unei singure persoane, care are de continuat în paralel și evidența curentă.
Continuitatea, argumentul rar discutat
Un al treilea criteriu, invizibil în tabelul de costuri, este continuitatea. Plecarea unui contabil intern lasă o firmă fără evidență activă exact în perioada în care trebuie depuse declarațiile, iar preluarea de către un înlocuitor consumă săptămâni. Un furnizor extern distribuie riscul între mai multe persoane, iar firma menționează că fiecare client are un consultant dedicat care răspunde direct la telefon, pe e-mail sau pe WhatsApp — formulare pe care compania o explică prin sintagmele „nu un departament” și „nu un sistem de ticketing”. Termenul de răspuns comunicat public este „în aceeași zi lucrătoare”.
Tot la capitolul continuitate intră și tranziția în sine. Preluarea de la contabilul anterior este gestionată integral de firmă, inclusiv comunicarea directă cu acesta, iar în portofoliu există o misiune separată de audit contabil, folosită tocmai pentru verificarea evidenței la momentul preluării. Pentru IMM-uri, durata uzuală comunicată pentru o astfel de misiune este de două până la patru săptămâni, finalizată cu un raport scris în care riscurile sunt cuantificate și însoțite de un plan de remediere.
Pentru cine ecuația se schimbă
Comparația nu are un răspuns unic. Pentru o firmă cu volum mare de documente, cu producție sau cu sute de angajați, un departament intern poate deveni justificabil, iar firma își plasează oferta explicit în zona întreprinderilor mici și mijlocii: SRL-uri cu și fără cod de TVA, firme nou-înființate, PFA-uri, întreprinderi individuale și profesii liberale din comerț, servicii, IT, construcții, HoReCa și producție.
La capătul opus al spectrului, discuția despre un angajat propriu nici nu se pune. Un medic, un avocat, un arhitect sau un consultant care lucrează pe PFA are nevoie de evidență în partidă simplă, de registrul de evidență fiscală, de jurnalul de încasări și plăți, de Declarația unică și de monitorizarea plafoanelor — de TVA, de normă de venit sau de contribuții. Aceste obligații, împreună cu calculul CAS și CASS, sunt detaliate în secțiunea despre contabilitatea PFA-urilor și a profesiilor liberale, iar costul lor lunar rămâne la o fracțiune din cel al unui salariu.
Firma funcționează de la sediul din Calea Floreasca nr. 169, Sector 1, București, cu program de luni până vineri, între 09:00 și 17:00, și lucrează 100% online în toată România, la aceleași tarife ca pentru clienții din Capitală. Contactul se face la 0765.210.910, 021.796.59.06 sau pe office@realcont.ro. Pentru un administrator care încearcă să decidă, exercițiul util rămâne același pe care îl propune și compania: să pună alături costul complet al unui post intern și onorariul unui contract, iar apoi să adauge coloana pe care bugetul nu o arată — cine semnează, cine răspunde și cine depune declarația în ziua în care contabilul este în concediu.
